Bouworganisatie en Aanbesteding

De wijze van aanbesteding van een project bepaalt de wijze van voorbereiding van een bouwproces en daarmee de bouworganisatievorm. In een bouwproces werken veel participanten samen. Het spreekt vanzelf dat de kwaliteit van het bouwproces staat of valt met een goede organisatie van de inbreng van de verschillende partijen. De bouworganisatievorm is hiervoor een essentieel middel.

De wijze van aanbesteden, en daarmee de bouworganisatievorm, wordt primair bepaald door de wijze waarop de opdrachtgever zijn risico’s wil beheersen. En de monumentenwereld kent specifieke risico’s waarmee deze markt zich onderscheidt. Het feit dat een monument een geschiedenis heeft, onbekende materialen en materiaaltoepassingen in zich kan dragen, men niet alles vooraf kan zien (letterlijk) betekent dat er verrassingen kunnen optreden in het proces.

Welke bouworganisatievorm moet je nu kiezen als opdrachtgevende bouw? Op zich is deze vraag eenvoudig te beantwoorden. Iedere partij moet zijn sterke punten kunnen inbrengen in het proces en het daarbij laten. De opdrachtgever wil eigenlijk helemaal niet kunnen kiezen uit één ontwerp en vervolgens voor de laagste prijs. Liefst kiest de opdrachtgever voor een vertrouwde relatie gebaseerd op eigen ervaring of via derden, voor kwaliteit en ten slotte pas voor de prijs. (quote: Jellema, deel 1, 2004”)

Een dergelijke, enkelvoudige keuze, is tegenwoordig voor veel organisaties echter niet mogelijk. Vanwege eisen (Europees aanbesteden) of interne inkooprichtlijnen is een één-op-één relatie niet toegestaan. Daarnaast zijn er ook opdrachtgevers die bewust concurrentie zoeken bij het op de markt brengen van een project. Er zijn er echter ook die dat bewust niet doen en één-op-één aanbesteden en zich door deskundigen laten bijstaan in het onderhandelings/contracteringsproces.

Naarmate de complexiteit van het te realiseren project toeneemt, er veel omgevingsonzekerheden bestaan en er veel actoren bij het project betrokken zijn, ligt het minder voor de hand om te opteren voor de traditionele bouworganisatievormen. Met name bij complexe projecten kan het wenselijk zijn om marktpartijen in een vroeger stadium bij het ontwerpproces te betrekken waardoor marktpartijen vanuit hun ervaring en expertise een bijdrage kunnen leveren aan het inzichtelijk maken en beheersen van bepaalde procesrisico’s. Door vervolgens de verantwoordelijkheden voor de beheersing hiervan te beleggen bij één contractpartij kunnen coördinatie- en afstemmingsproblemen sterk afnemen en het risico op budget- en tijdsoverschrijding worden beperkt.

Concreet raakt de keuze van de bouworganisatievorm aan alle beheersaspecten die voor de opdrachtgever van essentieel belang zijn, te weten: Geld, Tijd, Kwaliteit, Organisatie, Informatie, Scope en Risico’s. Discrepanties in het ontwerp of de contractdocumenten zullen tijdens de uitvoering direct invloed hebben op deze beheersfactoren. Door eerdere partijen eerder te betrekken en vervolgens te laten verklaren dat de contractdocumenten geen aanleiding geven tot kwalitatieve, planningstechnische en kostentechnische problemen tijdens de realisatie van het werk wordt dit risico beter beheersbaar.

Bij de keuze door de opdrachtgevers van partners in het ontwerp- en realisatieproces is in de Monumentenwereld de mate van ervaring een belangrijke keuzefactor. Los van de ervaringen kan een partij ook gecertificeerd zijn of aangesloten zijn bij een “(kennis)netwerk”. Zie hiervoor de site van de stichting ERM: http://www.stichtingerm.nl/restauratie_bedrijven/overzicht_branches

De meeste gebruikte bouworganisatievormen

Er zijn een drietal bouworganisatievormen die veelvuldig gebruikt worden namelijk (1) traditioneel, (2) het bouwteam en (3) geïntegreerd. Zij onderscheiden zich op de volgende manieren;

• De hoeveelheid vrijheid die de opdrachtgever aan partijen laat voor ontwerp en uitvoering
• De mate van beïnvloeding van de opdrachtgever
• Gescheiden of integrale aanpak van ontwerp en uitvoering
• Mate waarin het ontwerp onafhankelijk is van het projectmanagement
• Contractuele en functionele relaties tussen de partijen

Per bouworganisatievorm is weergegeven wat deze inhoud en zijn de voor- en nadelen geschematiseerd.

Traditioneel

Het belangrijkste kenmerk binnen deze vorm is de scheiding tussen ontwerp en uitvoering. Ontwerpende partijen zijn onafhankelijk van de uitvoerende partijen. Er is een contractuele relatie tussen opdrachtgever en ontwerper/adviseur. Daarnaast heeft de opdrachtgever een contractuele relatie met de bouwer.

Het ontwerp wordt volgens het PvE uitgewerkt. Na goedkeuring worden bestek en tekeningen gemaakt. De opdrachtgever gaat hierna prijsopgaven aanvragen. Vaak wordt het werk aan de laagste bieder gegund. De uitvoeringsverantwoordelijkheid ligt hierna bij de hoofdaannemer.

Valkuil
Aannemers worden binnen deze bouworganisatievorm pas laat in het bouwproces betrokken. Deze aannemer kan op deze manier geen waarde meer toevoegen door het bijdragen van zijn vakmanschap. Hierdoor worden uitvoerende partijen niet uitgenodigd tot het creëren van commitment met het bouwproces. Als deze aannemer zich hierdoor alleen op laagste prijs onderscheid kan er de neiging zijn om na gunning zijn eigen belangen boven dat van de opdrachtgever te plaatsen.

Bouwteam

Het bouwteam wijkt op een aantal punten af van het traditionele model. Bij het bouwteam wordt de aannemer reeds bij de uitwerking van het ontwerp betrokken. Hierdoor kan de aannemer uitvoeringsdeskundigheid inbrengen. Tevens kan in overleg met andere leden van het bouwteam overlegd worden voor alternatieven en bezuinigingsvoorstellen.

Bij toetreding van de aannemer is het vaak nog niet mogelijk afspraken te maken over een vaste aanneemsom. Vaak worden er eenheidsprijzen overeengekomen voor veelgebruikte materialen en lonen. Ook worden er dan opslagpercentages voor winst, risico en algemene kosten gemaakt. Hierbij is het mogelijk een afspraak te maken over het prijsplafond. Door het houden van deze kostendiscussie in een vroeg stadium zal deze snel zijn afgerond. Hierna kunnen de betrokkenen zich gaan richten op de kwaliteit.

Het bouwteam duurt voort tot en met de uitwerking van het bestek en een voor alle partijen bevredigend akkoord qua inhoud, kwaliteit en prijs. Na dit akkoord zijn de verhoudingen weer conform het traditionele model.
Varianten zijn Design & Build (de aannemer krijgt opdracht voor het ontwerp en de realisatie) en Engineering & Build (de aannemer krijgt opdracht voor de uitwerking van het Voorlopig Ontwerp en de realisatie).

Kern: Wensen van de opdrachtgever worden in een vroeg stadium gelijktijdig aan architect, bouwbedrijf als installatiebedrijf voorgelegd. Globaal ontwerp binnen taakstellend budget wordt zo optimaal mogelijk ingevuld vanuit verschillende betrokken bouwdisciplines.

Geïntegreerd contract

Een geïntegreerd contract bestaat uit een verzameling van disciplines die in het bouwproces werkzaam zijn (hoofdaannemer, interne architect, eventuele adviseur en financier). Later contracteren zij weer architect, adviseurs, onderaannemers en leveranciers. De verantwoordelijkheid voor ontwerp en uitvoering ligt bij één opdrachtnemer.

In de afgelopen jaren is de sector hard op zoek gegaan naar andere manieren van samenwerken, die deze problemen kunnen ondervangen. Er ontstaat inmiddels een scala aan nieuwe samenwerkingsvormen in de bouw, met een woud aan bijbehorende terminologie: geïntegreerde contracten, allianties en PPS. Om de toegankelijkheid te vergroten, hieronder een ordening van termen op basis van de belangrijkste kenmerken van deze nieuwe samenwerkingsvormen.

Van traditionele opdrachtgever naar regieorganisatie

Nieuwe samenwerkingsvormen brengen vaak met zich mee dat opdrachtgevers cöordinatietaken die zij eerst in eigen hand hielden, overdragen naar de markt. Waar de opdrachtgever in traditionele werkverbanden allerlei zaken bepaalt en voorschrijft, geeft zij nu de markt de ruimte oplossingen te bedenken. De opdrachtgever formuleert alleen het ‘wat’, de markt bedenkt en is verantwoordelijk voor het ‘hoe’. Daardoor wordt het de markt mogelijk gemaakt ook daadwerkelijk verantwoordelijk te zijn voor het eindresultaat. Voor de opdrachtgever betekent dat meer sturing op afstand: de opdrachtgever formuleert zijn behoefte, specificeert het gewenste resultaat, sluit op basis daarvan contracten af en monitort het geleverde resultaat. Voor een opdrachtgever die zich op deze wijze concentreert op de strategisch/tactische aspecten van de opgave en niet op de tactisch/operationele uitvoering daarvan gebruiken we de term ‘regieorganisatie’.

De opdrachtgever stelt meestal alleen een PvE op naar aanleiding van zijn wensen. Hiermee gaat hij naar één of meer organisaties. De gunstigste aanbieding (ontwerp, werkwijze en prijs) krijgt veelal de opdracht. De opdrachtnemer organisatie zorgt zelf dat het PvE goed aansluit bij de gekozen werkwijze.

Zie voor een zeer uitgebreid overzicht van bouworganisatievorm en aanbesteden: https://www.leidraadaanbesteden.nl/leas/tekst/2_bouworganisatievorm